Die Digitalisierung und ihre Probleme effizient lösen

Probleme in Programmen der Digitalisierung zu lösen, ist ein großer Need im Projektmanagement. Der Impedimentbreaker hilft Teams und Organisationen dabei. Denn: Digitalisierungsprogramme kämpfen häufig mit den gleichen Herausforderungen: Chaos, fehlender Überblick, fehlende Abstimmungen und ineffizienter Umgang mit Problemen. Der Impedimentbreaker bietet hier eine Lösung für typische Probleme derDigitalisierung.

Bei wachsender Größe und Komplexität von Digitalisierungsprogrammen und -projekten, treten sehr häufig wiederkehrende Herausforderungen auf: Chaos, ein unvollständiger Überblick, fehlende cross- funktionale Abstimmungen oder auch ein ineffizienter Umgang mit Problemen. Diese Herausforderungen sind auf verschiedene Ursachen zurückzuführen. Fehlende Transparenz der involvierten Teams, Silo-Strukturen, eine nicht ausgereifte Zusammenarbeits-Kultur, reines Top-Down Management und unterschiedliche Arbeitsweisen der Teams (z.B. agiles – vs. klassisches Projektmanagement).
Das Resultat ist Folgendes: Digitalisierungsprogramme und -projekte werden nicht effektiv und effizient gemanaged. Das führt oft zu suboptimalen Ergebnissen führen (Bucy, Finlayson, Kelly & Moye, 2016; Müller, 2019).

Da stellt sich die Frage: Wie kann man Probleme in Digitalisierungsprogrammen effektiv lösen?

Ein führender deutscher Energiekonzern war vor vielen Jahren mit diesen Herausforderungen konfrontiert. Daraufhin hat dieser eine Lösung namens Impedimentbreaker entwickelt. Der Impedimentbreaker ist ein Zusammenspiel aus Methodik und Tool, das darauf abzielt Transparenz bezüglich team-übergreifende Themen zu schaffen. Somit bietet sich eine verbesserte Steuerungsmechanik zum Managen von komplexen Programmen an.

Um Probleme in der Digitalisierung zu lösen, beruht die angestrebte Transparenz auf einem wöchentlichen "Impediment Removal Ritual". Dieses dient als Plattform für einen synchronen Austausch zwischen Programm Führungskräften, Product Ownern (PO), Teamverantwortlichen und weiteren Programm-Leistungsträgern. Während des Rituals präsentieren POs und Teamverantwortliche ihre team-übergreifenden Themen: Probleme, Erfolge und nächste Schritte. Durch den Informationsaustausch finden übergreifende Abstimmungen statt. Dadurch ergeben sich Steuerungsmöglichkeiten. Beispielsweise kann man sich einen Kollegen aus der Support-Abteilung vorstellen, der von vermehrten Kundenbeschwerden berichtet. Als Reaktion treten Teamverantwortliche aus dem Backend, App oder Marketing hervor und erarbeiten anschließend gemeinsam eine Lösung.

Lösung der Digitalisierung mit Expertise und Netzwerk

Erfolgreiche Abstimmungen hängen dabei von der Einhaltung verschiedener Regeln ab. Fundamental ist dabei, dass POs, Teamverantwortliche und das Top-Management immer am Impediment-Removal teilnehmen. Weitere Programm-Stakeholder nehmen auf freiwilliger Basis teil. Durch die Anwesenheit der zahlreichen und verschiedenen Stakeholder kann deren geballte Expertise und das dazugehörige Netzwerk genutzt werden. Durch dieses Vorgehen werden Abstimmungen getroffen und Lösungsschritte initiiert.

Falls die Regeln nicht eingehalten werden, steuert der Project Management Officer (PMO) in Meetings dagegen.

Es ist neben den Regeln essenziell, eine kulturelle Basis zu schaffen. Vor allem um einen offenen und kollaborativen Austausch fördert. Programm-Stakeholder sollten Autonomie und Verantwortlichkeitsdenken (vor)leben. In dem zuvor genannten Support Beispiel treten Stakeholder hervor und ziehen sich per Pull-Prinzip ein Thema heran. Dann treten sie mit dem Support Kollegen in Aktion. Das bedeutet auch, dass das weitverbreitete Silo-Denken („deine Abteilung/Team“ vs. „meine Abteilung/Team“) hier fehl am Platz ist. Stattdessen dient die geschaffene Transparenz dazu, gemeinsam Probleme aus dem Weg zu räumen. Das größte Digitalisierungsprogramm des Energiekonzerns, welches auf diese kulturellen Werte und das Impediment Removal baut, verwaltet inzwischen mehr als 3,5 Millionen Kunden.

Das Tool dient als technische Basis für die Umsetzung der Methodik, um Probleme mit Digitalisierung zu lösen. Mit dem Tool werden die Rituale durchgeführt, Protokolle automatisiert erstellt und eine Single-Source of Truth in Form einer Linksammlung geschaffen. Damit das Tool und die Methodik erfolgreich eingeführt werden, bietet Bechtle die dazugehörige Implementierungsdienstleistung und baut dabei auf selbst gesammelten Erfahrungen auf.

Wie unterscheidet der Impedimentbreaker sich von bestehenden Tools (z.B. MS Project, Jira) und bestehenden Management Methoden (z.B. Scrum, Prince2)?
Der Kern liegt darin, dass solche Tools und Methoden sich auf das Mikromanagement fokussieren. Es werden nur Detailplanungen vorgenommen (wie Aufgaben/User Stories zu erstellen und zu bearbeiten). Eine Ebene höher hierzu agiert im Kontrast der Impedimentbreaker als Makromanagement Methode.
Es werden Informationen über team-übergreifende Themen hinterlegt und es anschließend zu Abstimmungen zwischen Teams freigegeben.

Digitalisierung lösen mit demokratisierten Entscheidungsstrukturen

Wie werden die Tools, Methoden und der Impedimentbreaker unter einen Hut gebracht? Bestehende Tools und Methoden sollen weiterhin innerhalb der Teams genutzt werden. Der Impedimentbreaker ersetzt diese nicht, sondern ergänzt diese für gemeinsames Arbeiten zwischen Teams. Dafür müssen POs und Teamleiter einen kognitiven Prozess durchlaufen. Hierbei werden Informationen (z.B. Jira User Stories) für alle Teilnehmer aufbereitet werden. Dies geschieht durch Aggregierung, Clustering und Abstrahieren. Anschließend präsentieren sie diese aufbereiteten Informationen. Der letzte Schritt ist nun die Abstimmung zwischen den Teams.

Was muss intern geändert werden, wenn man den Impedimentbreaker einführen möchte? Um Probleme mit der Digitalisierung zu lösen werden bestimmte Top-Down Entscheidungsstrukturen, z.B. in Form eines Lenkungsausschusses oder einer „Managementrunde“ demokratisiert. Strategische Entscheidungen werden nach wie vor auf Top-Management Level getroffen. Allerdings werden akute Themen zwischen Teams behandelt und bearbeitet, wobei die übergreifende Abstimmung den ersten Schritt darstellt.

Unternehmen müssen sich fragen, ob deren Digitalisierungsprogramme effektiv und effizient gemanagt werden. Man kann Probleme mit der Digitalisierung nicht über Nacht lösen. Sollten aber diese Programme mit Herausforderungen, wie Chaos oder einem unvollständigen Überblick kämpfen, bietet der Impedimentbreaker eine Lösung an. Der Impedimentbreaker schafft einen offenen Rahmen, in welchem team-übergreifende Abstimmungen und Entscheidungen getroffen werden. Dies hat einem der größten deutschen Energiekonzerne geholfen, dessen Digitalisierung und Transformation erfolgreich zu managen.