Egal ob im Home Office oder im Büro. Effektives Zeitmanagement ist das Pferd des modernen Neandertalers. Jeder weiß: Wer nach oben kommen will und im 21. Jahrhundert im Bürodschungel geschmeidig wie ein Gibbon von Liane zu Liane schwingen möchte, der braucht einen Fahrstuhl für die Karriereleiter. Oder: Die 4 ultimativen Tipps für dein Zeitmanagement. Eine Abkürzung auf dem Affenrücken, ein Portal in deine goldene Zukunft: Effektives Zeitmanagement ist der Boost für deine Leistung.
Viele Büromenschen kennen das: Von morgens bis abends keine Sekunde Pause. Eine E-Mail nach der anderen, das nächste Meeting, ein schneller Kaffee und schon das nächste To-Do auf dem Schreibtisch. Wir haben für dich unsere goldenen 4 Tipps für effektives Zeitmanagement zusammengestellt, die dich vom gestressten Angestellten zum high-performenden Überflieger machen. Da sich die Anforderungen immer weiter steigern, musst du dich schneller steigern als die Anforderungen. Klingt einfach? Ist es auch, vor allem wenn du unsere 4 Tipps für effektives Zeitmanagement beherzigst.
Weniger Stress mit diesen 4 ultimativen Tipps für dein Zeitmanagement
Ok, wer immer noch dabei ist, wer den Biss hat und weiterliest, der ist nun bereit für Tipp Nummer 1. Doch bevor wir dir diesen grandiosen Tipp geben können, möchten wir dir noch eine wertvolle Frage stellen. Eine Frage, die dein Leben verändern kann. Eine Frage, die den Unterschied macht. Ok, tief durchatmen, schließe deine Augen…
Hey, du sollst deine Augen schließen…
Wie kannst du das lesen, wenn du deine Augen geschlossen hast?
Also bitte schließ deine Augen. Tu es jetzt.
Wir drehen uns im Kreis - lass die Augen einfach offen sonst kannst du ja nicht weiterlesen. Das war eine doofe Idee. Atme durch, nimm dir etwas Zeit für dich und dann stelle dir diese wertvolle Frage, welche dein Leben verändern kann:
Bist du bereit?
Wenn du jetzt mit vollem Herzen, mit jeder Faser deines bürogestählten Körpers "Ja" gesagt hast, dann bist du wahrscheinlich bereit. Gut, du scheinst soweit zu sein. Hier kommt Tipp Nr. 1
Tipp 1: Meetings machen, aber richtig.
Unser erster Tipp für dein effektives Zeitmanagement. Buch dir ein Meeting, besser noch ein Kick-Off. Egal welche Fragestellung, welcher Kunde, welches Teammitglied. Es wird alles effektiver, wenn du erstmal ein Meeting ansetzt. Wichtig ist, dass du zu diesem Meeting jeden stakeholder einlädst. Nimm alle Menschen mit rein, nur so wird es wirklich effektiv. Buch deine Tante dazu, die an deinen Kindergeburtstagen immer den trockenen Kuchen gebacken hat, der übrigblieb. Nimm verschiedenste Abteilungen des Kunden dazu – bring alle an einen Tisch zusammen. Sorge für kleine Erfrischungen und Snacks – hier kann es effektiv sein vorab ein kleines Meeting für eine gute Snack & Drink – Zusammenstellung anzuberaumen. Vielleicht könnte auch ein Food Truck eine gute Idee sein? Das finden doch alle immer super. Ein Food Truck, der kleine Mini-Vegan-Burger mit Granatapfelkerndip und Coleslaw anbietet vielleicht? Hierfür kannst du vorher nochmal ins Detail gehen, aber natürlich steht und fällt dein Meeting mit einem guten Snack-Angebot – es geht schließlich um die Menschen. Übrigens: Für dein anberaumtes Meeting ist es nicht wichtig eine Agenda aufzusetzen, Hauptsache alle sind erstmal zusammen – der Rest ergibt sich von allein!
Tipp 2: Setz dir Blocker und gib dich busy
Unerlässlich für effektives Arbeiten ist, dass du dir erstmal mindestens 75% deiner Zeit im Kalender mit Blockern belegst. Alle werden sehen, wie eingespannt du bist und werden dir Respekt zollen. Grundsätzlich ist es auch wichtig, wenn du Anfragen bekommst erstmal abzulehnen. Die Blocker-Magie entfaltet erst richtig ihre Macht, wenn du deinen selbst geschaffenen work load laut kommentierst und jeder in deiner Umgebung weiß: Du bist sehr eingespannt, aber du bist cool damit und beisst die Zähne zusammen. Die Menschen werden sich mit Anfragen an dich zurückhalten, weil sie wissen, dass du sehr gebucht bist. In der geblockten Zeit kannst du wiederum Meetings organisieren (siehe Tipp 1) oder weitere geblockte Zeit eintragen. Somit erreichst du einen Block-to-Block-Zirkel, der unter Zeitmanagement-Profis auch als Mozzarella-Taktik bekannt ist. Warum Mozzarella-Taktik fragst du dich?
Exkurs - Mozzarella-Taktik
Da Mozzarellla oft in sogenannten Blöcken zum Verzehr bereitgestellt wird, hat sich diese Bezeichnung durchgesetzt. Diese Technik geht auf den in den 80er Jahren zu bescheidenen Ruhm gekommenen Giorgo Molinari zurück. Molinari war ein verwaister Halbbruder von Franceso Cirillo, dem Erfinder der Pomodoro-Technik. Böse Zungen behaupten, dass Cirillo all seine Techniken von Molinari gestohlen hat. Molinari soll an einer Portion vergifteter Tomate-Mozzarella gestorben sein, die er von einem Meeting (siehe Tipp 1) mit seinem bekannten Halbbruder in einer Tupper-Box nach Hause mitnahm und als Mitternachts-Snack während Lektüre eines Blogartikels (siehe Tipp 4) zu sich nahm. Dieses Gerücht hält sich in den Profikreisen des Zeitmanagements hartnäckig, obwohl wahrscheinlich nichts dran ist.
Übrigens: Der Duden führt den Mozzarella wie die meisten Käsesorten mit männlichem Artikel. Im Italienischen ist la mozzarella ein Femininum. Leben wir in einer patriarchalen Gesellschaft, die sogar den harmlosen Freund der Tomate politisiert? Wer bis hierher gekommen ist, der ist reif für unseren dritten von den 4 ultimativen Tipps für dein perfektes Zeitmanagement
Tipp 3: E-Mails verschieben, aber richtig
Jedes Mailprogramm hat diverse Möglichkeiten bunte Fähnchen zu vergeben, Unterordner anzulegen und somit frisch reingetrudelte E-Mails effizient zu verschieben. Menschen, die innerhalb von 24h auf eine E-Mail antworten werden von dir und deinem neuen System nur müde belächelt, denn sie denken zwar, dass sie effizient sind, aber sie haben keine Struktur. Ordne alle E-Mails in verschiedene Kategorien und bearbeite sie am Wochenende. Die Ordnerstrukturen zu kreieren und mit einem sinnvollen Querverweissystem zu versehen, wird dich Zeit kosten. Nutze hier unseren Tipp 2, um dir diese Effizienz zu ermöglichen oder setze ein Meeting an (siehe Tipp 1), um mit allen stakeholdern eine effektive Ordnerstruktur zu erschaffen.
Tipp 4: Skill dich mit Blogartikeln während deiner Arbeitszeit
Wer sich weiterbilden möchte, dem stehen alle Türen offen. Durch kluge und schnelle Wissensaneignung über Blogartikel kannst du deine Effektivität verbessern. Du kannst auch Podcast hören oder Bücher lesen. In deiner geblockten Zeit (siehe Tipp 2) kannst du neben der Verwaltung deiner E-Mail-Struktur so schnell Wissen aufbauen und deine Effektivität boostern, denn die nächste Ineffizienz-Welle kommt bestimmt. Du wirst vorbereitet sein und nur müde lächeln, wenn deine Kolleg*innen mal wieder rotieren. Mit diesen goldenen Tipps wird dir die Arbeit nie wieder über den Kopf wachsen. Wir geben dir eine Effizienz-Garantie, falls es nicht klappt, dann schreib uns einfach in die Kommentarfunktion, aber wahrscheinlich liegt das Problem bei dir und somit sind wir aus dem Schneider. Wir haben nun keine Zeit mehr, weil wir ins nächste Meeting müssen und enden mit einem effizienten: Gern geschehen!
