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The Times They Are A-Changin´: Corona, Home Office und neue Wege des Arbeitens bei der R+V Versicherung

‚Cool. Homeoffice wäre mal was‘ – und dann kam es von heute auf morgen…

New Normal seit März 2020 für uns alle. Bei der R+V Versicherung werden die Chancen gesehen: Die geschaffene Home Office-Struktur soll den Mitarbeitenden dauerhaft erhalten bleiben und im neuen Arbeitsalltag Vorteile bringen. Allerdings war und ist die Covid-Krise auch eine arbeitsintensive und kuriose Zeit für alle Beteiligten.

🎤  Torsten erzählt uns von der Herausforderung hunderte von Menschen innerhalb kürzester Zeit 🕐  von remote arbeiten zu lassen. Isabell und Susanna teilen mit uns wie es sich anfühlt, mit PC und Desktop unterm Arm spontan in die Heimarbeit zu gehen.

🎧  In unserem Kaffeesatz aus dem März 2021 mit den Dreien erfahrt ihr außerdem: 🎧
✅  Welche positiven Effekte die Pandemie für das Arbeiten der Zukunft bringen kann
✅  Wie sich das Wir-Gefühl im Home-Office bei der R+V entwickelt hat
✅  Was Torsten passiert ist, als er als Führungskraft einfach mal losgelassen hat

 

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00:00
Alex: Ja hallo, hier ist wieder der Alex von Ohrbeit - schön, dass du zuhörst. Im März 2020 mussten viele Unternehmen ihre Mitarbeitenden ins Homeoffice schicken und das war natürlich besonders schwierig für die, die ihre Leute bisher ausschließlich vorort sitzen hatten. So war auch die Situation im Servicecenter bei der R&V Versicherung. Heute sprechen wir mit Torsten - er ist dort Führungskraft und hatte die Aufgabe, mit seinem Team die Situation bestmöglich zu bewältigen. Wie sie das gemacht haben und was auch zwei Mitarbeiterinnen aus dem Team, Isabell und Susanne, dazu gesagt haben, das hört ihr gleich nach unserem Kaffeesatz Jingle...los gehts! Corona war ja auf einmal da! Februar/März 2020 und wenn ich mir das so vorstelle, bei euch im Servicecenter, Thorsten, mit mehreren 100 Mitarbeitern, die normalerweise ja vorort arbeiten... ihr hattet die Aufgabe, die Leute relativ schnell ins Home-Office zu bringen: Da seid ihr wahrscheinlich gehörig ins Schwitzen gekommen, oder?
01:13
Torsten: Ja, genau, es war von jetzt auf nachher da. Du sagst das genau richtig so im ersten Augenblick - ich glaube, das ging uns allen so - haben wir gesagt: Was machen wir jetzt? Wie geht's weiter? Und dann innerhalb von drei Tagen - das kann man gar nicht beschreiben rückwirkend - waren auf einmal wirklich fast alle Mitarbeiter, die wir auch rausbringen konnten, im Homeoffice, haben draußen gearbeitet. Es hat einfach funktioniert von jetzt auf nach und wir hatten gar nicht so viel Zeit zum Nachdenken, wir haben es [einfach] getan und hatten Erfolg.
01:36
Alex: Und rein technisch, wie hat das funktioniert? Was gab es da für besondere Dinge zu beachten?
01:40
Torsten: Also wir hatten ja im Vorfeld schon Tele-Arbeitsplätze. Da konnten wir uns drauf verlassen. Und dann war es eine Option die Mitarbeiter über sogenannte Rasne (?)-Plätze arbeiten zu lassen. Wir haben auf einmal anfangen, von jetzt auf nachher Plätze abzubauen. Da hat man Mitarbeiter mit Monitor und PCs in der Hand gesehen. In der Tiefgarage haben wir die Autos eingeladen...das war so eine gemeinsame Aktion, die entstanden ist und dann waren die Mitarbeiter auf einmal zu Hause und haben von dort gearbeitet. Es hat funktioniert.
02:04
Alex: Man hat irgendwie auch gemerkt, dass sich die Zusammenarbeit verändert, verbessert, verschlechtert? Was gab es für Änderungen?
02:11
Torsten: Es war natürlich nicht immer leicht. Was uns auch ganz, ganz wichtig war: Wir haben erkannt, dass wir sehr nah, sehr schnell, sehr offen, sehr ehrlich, sehr transparent kommunizieren müssen und haben auch unsere Kommunikationswege umgestellt. Wir, im Führungskreis, haben uns täglich getroffen und ausgetauscht. Alle Probleme, die wir erkannt haben, die aber auch von den Mitarbeitern kamen, haben wir besprochen und haben dann relativ einfach eine Lösung gefunden und haben die aber auch transparent nach außen gespiegelt. In den Gruppen und in den Teams haben wir relativ schnell auch über die elektrischen Medien, die uns zur Verfügung standen, versucht die Mitarbeiter in virtuellen Standups zweimal die Woche zusammen zu holen als Gruppe. Da, wo es das brauchte, [haben wir Mitarbeiter ] auch individuell angesprochen und waren da.
02:50
Alex: Sind dann wirklich alle ins Homeoffice oder sind ein paar auch in der Betriebsstätte geblieben oder war das wirklich komplett: OK - wir schicken alle nach Hause!
02:58
Torsten: Wir haben großteils relativ schnell wirklich nach Hause schicken können. Anfangs ist das ein bisschen geschwankt und schwankt auch heute noch, aber wir haben immer so eine Kernmannschaft von 50 bis 70, manchmal 80 Leute, die am Standort waren oder bis heute auch am Standort sind. Wir nennen das "ein internes Notbetriebs-Team" aus Führungskräften, und Stabsmitarbeitern, die die Organisation vor Ort auch unterstützen undhochhalten. Das sind Ansprechpartner für Fragen. Und dann auch Mitarbeiter, die entweder aufgrund der technischen Möglichkeiten nicht rauskonnten oder die aufgrund der Möglichkeiten zuhause auch nicht unbedingt wollten. Da wir jetzt mit den wenigen Mitarbeitern vor Ort auch unheimlich viel Platz haben, haben wir natürlich von vornherein auch geschaut, dass wir ein Konzept haben, um die Menschen, die Mitarbeiter, weit auseinanderzusetzen und die Abstände zu halten. Wir haben dann auch relativ schnell Themen, die damals in der Diskussion waren, wie z.B. Masken im Haus zu tragen mit den Mitarbeitern besprochen und umgesetzt. Wir haben sogenannte Trennspuck-Wände eingesetzt, wenn wir Schulungssituationen hatten. Also wir haben da ein sehr hohes Maß an Sicherheit gesetzt und haben auch versucht soweit es geht die Mitarbeiter mitzunehmen und einzubinden. Wenn Fragen oder Sorgen da waren, [wollen wir] das auch ernst nehmen und hinhören.
04:04
Alex: Es gibt ja auch Leute, die im Homeoffice sitzen und vielleicht nicht so eine leichte Situation haben zuhause. Wie geht ihr damit um?
04:11
Torsten: Ein schwieriges Thema! Wir wollten im letzten Jahr - im Herbst - ein Stück weit öffnen und Mitarbeiter vereinzelt oder auch einzelne Gruppen mit einem Sicherheitskonzept wieder reinholen. Dann kam der Lockdown, also mussten wir es wieder stoppen. Wir haben auch Konzepte in den Schubladen zu sagen: Sobald wir es können, tun wir es! Da wo Einzelnen - und das waren zum Glück nur wenige Leute - wirklich die Decke über den Kopf zusammengefallen ist, haben wir Leute auch wieder reingeholt. Entweder temporär oder auch ganz, aber ganz wegdiskutieren oder lösen können wir die Situation am Ende natürlich nicht und sie bleibt an der Stelle auch schwierig.
04:43
Alex: Gerade bei Führungskräften ist ja der angebliche Kontrollverlust, wenn die Leute im Homeoffice sitzen, auch immer wieder Thema. Habt ihr untereinander bei den Führungskräften auch diese Diskussion? Gibt es Leute, die da ein bisschen Schwierigkeiten mit haben? Und wie geht ihr damit um?
04:56
Torsten: Wir haben von Beginn an OPs, diese neue virtuelle Art von Führung, aber auch den Einsatz von Technik oder auch die Option Homeoffice zu stärken, als Chance gesehen und begriffen. Einmal für uns selbst. Auch ich als Betriebsstättenleiter habe die Chance, jetzt immer mal wieder im Homeoffice zu sein und habe ja auch eine Familie und musste und konnte das nutzen. Also Kontrollzwang haben wir an dieser Stelle nicht. Das ist auch, was wir uns als Gruppe schon vor dieser Pandemie vorgenommen haben, dass wir das gar nicht wollen. Im Gegenteil: Wir wollen eine Eigenständigkeit, eine Eigenverantwortung fördern und weiter ausbauen.
05:27
Alex: Hat dann die Situation, dass das Ganze auch offensichtlich funktioniert, denn auch zu einem Umdenken geführt, dass man sagt 'Okay, wir würden das in Zukunft vielleicht anders handhaben, dass die Leute, die das gerne machen, auch öfter von zuhause arbeiten' - ist da was in Zukunft geplant in diese Richtung?
05:42
Torsten: Ja, absolut. Also Homeoffice wird auch nach der Pandemie bleiben. Das ist ja, sagen wir mal, man gewinnt ja Zeit, die wir einfach hatten und wenn man jetzt mal die Schreckenseiten von der Pandemie mal außen vorlassen, war es eine Riesenchance und da gibt's momentan Projekte, Konzepte im Hintergrund, die in Vorbereitung sind. Dieses neue normalen - New Normal - was wir da anstreben wird auch nach der Pandemie einen hohen Homeoffice-Anteil auch für die Mitarbeiter ermöglichen, auf allen Ebenen. Absolut. Das ist eine Chance und die wollen wir nutzen.
06:07
Alex: Gibt ja auch durchaus kontroverse Themen, die mit dem Gesundheitsschutz, Betriebsschutz zusammenhängen. Zum Beispiel das Testen oder auch das Impfen. Gibt's da von eurer Seite Workshops? Nennen wir es Beratung, nennen wir es eine Achtsamkeit zu gewissen Themen, die ihr euren Mitarbeitenden mit auf den Weg gebt? Oder setzt ihr mehr auf die Selbstverantwortung?
06:25
Torsten: Sagen wir all die Themen, wenn ich mal ab März letzten Jahres beginne, die aus der Politik kamen, haben wir relativ schnell umgesetzt, kommuniziert und haben dafür auch geworben. Die Themen, die du jetzt gerade ansprichst - Impfen und Testen - das sind Themen, die sind noch relativ neu. Da müssen wir jetzt rein denken, aber es ist so, nicht nur wir hier in Karlsruhe, sondern die gesamte R+V hat eine hohe Bereitschaft, sobald wir das können, beispielsweise auch Impfen zu unterstützen. Also die R+V kann sich auch vorstellen, im Unternehmen quasi Impfstationen durchzuführen, was wir in den letzten Jahre auch bei Grippe Schutzimpfungen schon immer tun. Nur hängt das jetzt natürlich noch auf höherer Ebene, in der Abstimmung an der Politik oder der Verfügbarkeit an Impfdosen. Aber wenn wir das können, sind wir da - das Thema Test, das muss man sich jetzt anschauen, wie wir das umsetzen können. Wir denken da momentan rein, sicherlich nicht breit über alle, aber in gewissen Konstellationen. Wir lassen Begegnungen zu, wir wollen auch sowas wie Schulungen vor Ort wieder stärker durchführen. Und wenn es da Möglichkeiten gibt, dann sind wir wie gesagt in der Abstimmung, dann wollen wir diese Chance nutzen. Da das momentan alles relativ neu ist, müssen wir noch ein bisschen abwarten. Aber da wollen wir hin denken, ja.
07:26
Alex: Jetzt haben wir aus dem Management von Dir, Torsten, ja schon einiges gehört. Jetzt würde ich gerne auch aus dem Team zwei Kolleginnen hinzunehmen und zwar die Isabell und Susanne, die das Jahr am eigenen Leib sozusagen erfahren haben, wie diese Corona Situation sich dann gestaltet hat. Isabell, wie war das denn für dich persönlich?
07:44
Isabell: Also klar, für mich kam dann auch der Tag im März. Ich war eine der letzten, die nach Hause musste, sag ich jetzt mal. [lacht] Wie es der Torsten schon gesagt hat, Bildschirm unterm Arm und ab nach Hause. Man freut sich auf etwas Neues. So unschön wie die Pandemie auch ist, aber es gab auch im Vorfeld ja immer, bevor Corona da war, die ganzen Gespräche 'Cool. Homeoffice wäre mal was' - und dann kam es doch von heute auf morgen, indem man in dieser Situation war. Und am Schluss war es nichts anderes, wie wenn ich quasi in der Arbeit war, nur dass ich halt keine Kollegen mehr um mich herum hatte.
08:19
Alex: Susanne, wie war das für dich? Hast du ein bisschen Bedenken gehabt, z.B. wie sich das Ganze denn jetzt für dich in der täglichen Arbeit gestaltet?
08:26
Susanne: Also für mich war das ne gute Erfahrung. Ich bin jetzt schon tatsächlich fast ein Jahr zu Hause und es klappt sehr gut mit der Technik, mit der Unterstützung, dass man sich gegenseitig motiviert, inspiriert und füreinander da ist. Das ist schon eine tolle Leistung.
08:44
Alex: Was hast du aus der Zeit für dich besonders mitgenommen? Was hast du gelernt?
08:48
Susanne: Also man lernt natürlich noch selbstständiger zu arbeiten. Natürlich fehlen mir die Kollegen, dass man auch zwischendurch sich mal austauscht, ein bisschen zusammen lacht und redet. Ich meine, jetzt haben wir Gott sei Dank diese Skype Besprechungen wöchentlich - da tauscht man sich ja auch sehr viel aus oder hat auch WhatsApp-Gruppen gegründet. Und man hat das Gefühl, obwohl man so fern ist, ist man doch so nah und man ist mehr zusammengewachsen.
09:13
Alex: Torsten, was war für dich persönlich das Überraschendste, was du mitnimmst und an was wirst du dich vielleicht noch in einem Jahr erinnern, das hat so eine Veränderung bei dir persönlich gebracht.
09:23
Torsten: Also ich, in meiner Rolle als Führungskraft, mit so einer Aufgabe - wenn ich an März denke - vor mir, hat mich überrascht, dass ich doch in der Tat in manchen Sachen oder Themenstellungen auch ganz, ganz wichtigen Punkten loslassen konnte und so stark loslassen konnte und wusste, dass ich ein gutes Team und gute Mitarbeiter habe. Was mich überrascht hat, weiß ich nicht. Vielleicht habe mich auch am stärksten gefreut, dass es funktioniert. Dass wir da so gut zusammenarbeiten und ich finde, dass wir durch das letzte Jahr sogar nochmal einen deutlichen Schritt nach vorne gekommen sind.
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